コラム

 公開日: 2015-06-26 

税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し

税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し
(1) 対象書類の見直し
スキャナ保存の対象となる契約書及び領収書に係る金額基準(現行:3万円未満)が廃止されます。この際、契約書・領収書等については、適正な事務処理の実施を担保する規程の整備と、これに基づき事務処理を実施していること(適正事務処理要件を満たしていること)をスキャナ保存に係る承認の要件とされます。
(注)上記の「適正事務処理要件」とは、内部統制を担保するために、相互けん制、定期的なチェック及び再発防止策を社内規程等において整備するとともに、これに基づいて事務処理を実施していることをいいます。
(2) 業務処理後に保存を行う場合の要件の見直し
重要書類(契約書や領収証等)について、業務処理後にスキャナ保存を行う場合に必要とされている関係帳簿の電子保存の承認要件が廃止されます。
(3) 電子署名要件の見直し
スキャナで読み取る際に必要とされている入力者等の電子署名を不要とし、タイムスタンプを付すこととするとともに、入力者等に関する情報の保存が要件とされます。
(4) 大きさ情報・カラー保存要件の見直し
重要書類以外の書類について、スキャナで読み取る際に必要とされているその書類の大きさに関する情報の保存を不要とするとともに、カラーでの保存を不要とし、グレースケール(いわゆる「白黒」)での保存でも要件を満たすこととされます。
(注)上記の改正は、平成27年9月30日以後に行う承認申請について適用されます。
※地方税関係書類についても同様に措置されます。

●書類のスキャン時の処理についての改正
(a)重要書類以外
現  行 → 金額基準なし、カラー保存が必要、書類の大きさに関する情報の保存が必要
改定後 → 金額基準なし、白黒保存でも可、書類の大きさに関する情報の保存が不要
(b)電子署名要件
現 行  → 入力者等の電子署名が必要
改定後 → 電子署名不要、タイムスタンプ(※)とともに入力者等に関する情報の保存
※タイムスタンプとは
作成したファイルやフォルダなどに記録されているそのデータの作成日時の事。
ファイルのデータを変更して保存すると、その時点の日時に変更されます。

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